Voir ou gérer les données relatives aux élèves

L’onglet Élèves est rempli par le biais du système de collecte de données sur les élèves auprès de l’OQRE de votre conseil scolaire. Les directions d’école doivent s’assurer que tous les élèves admissibles à faire le test sont pris en compte dans le système de test en ligne, y compris les élèves bénéficiant du programme d’actualisation linguistique en français (ALF) ou du programme d’appui aux nouveaux arrivants (PANA), les élèves ayant des besoins particuliers ainsi que les élèves dont les résultats des années précédentes ont été retenus. Il faut aussi prendre en compte les élèves qui vont bénéficier d’un report ou d’une exemption pendant la présente année scolaire.

Les élèves admissibles pour la première fois : il s’agit des élèves qui

• ont commencé leur 9^e année durant l’année scolaire 2023-2024; ou

• viennent d’arriver dans la province et ont commencé leur 10^e année durant l’année scolaire 2024-2025.

L’élève est admissible antérieurement si elle ou il n’a pas rempli la condition d’obtention du diplôme et :

• n’a pas pu participer à cause d’une interruption lors d’une administration antérieure;
• était absent(e), n’a pas encore réussi, ou a bénéficié d’un report lors d’une année scolaire précédente;
• a bénéficié d’une exemption lors d’une administration antérieure, mais tente maintenant d’obtenir un diplôme d’études secondaires de l’Ontario;
• vient d’une autre province ou d’un autre conseil scolaire et a commencé la 11^e année ou la 12^e année durant l’année scolaire 2024-2025;
• est inscrit(e) à un programme d’éducation des adultes et a commencé la 9^e année pendant ou après l’année scolaire 2000-2001;
• est une ou un élève expérimenté(e);
• a rempli ou prévoit remplir la condition d’obtention du diplôme en suivant le Cours de compétences linguistiques des écoles secondaires de l’Ontario (CCLESO) pendant la présente année scolaire (cours d’été l’été dernier, premier semestre, deuxième semestre, non semestre). Remarque : Si l’école n’offre pas le CCLESO chaque année scolaire et que l’élève planifie de suivre le CCLESO l’année scolaire suivante, sa participation au test pendant la présente année scolaire devrait être indiquée comme étant reportée.

Pour plus d’informations sur comment recenser les élèves dans le système, veuillez consulter Recenser et communiquer les résultats de tous les élèves.

L’onglet Élèves vous permet de : 

• voir la liste des élèves et vérifier l’exactitude de toutes les informations; 
• créer un nouveau compte d’élève; 
• modifier un Dossier d’élève (adaptations, statut de non participation, dispositions particulières, demande de version alternative);
• retirer un(e) ou des élève(s); 
• assigner un(e) ou des élève(s) à un groupe. 

CONSEIL #1 
Ajustez le nombre d’élèves qui apparaît dans la liste à l’écran en changeant la taille de la page. 

CONSEIL #2 
Filtrez les élèves par n’importe quel champ en cliquant sur l’entête de chaque colonne. 

Créer un nouveau compte d’élève 

Vous pourriez avoir besoin d’ajouter des élèves à votre classe ou groupe après le téléchargement initial. Les directions d’école peuvent ajouter de nouveaux élèves. 

1. Sous l’onglet Élèves, cliquez sur Créer un nouveau compte. 
2. Vérifiez ou complétez toutes les informations concernant l’élève :
   • Renseignements personnels;
   • Adaptations;
   • Dispositions particulières;
   • Statut de non participation;
   • Demande de la version alternative du TPCL.

3. Cliquez sur Enregistrer. 

CONSEIL
Vous ne pourrez demander une version alternative que si l’élève a un PEI, un CIPR ou des demandes spéciales notées dans l’onglet Adaptations. 

Importer les données d’un fichier Excel 

Si plusieurs élèves doivent être téléchargé(e)s, il peut être plus facile d’utiliser la fonction Importer un(e) élève.  Pour importer des données dans le système : 

1. Cliquez sur Importer. 
2. Cliquez sur Définitions des données d’importation des élèves, au besoin. 
3. Cliquez sur Importer ou Modèle. 
4. Vérifiez (importer) ou entrer (modèle) les données. 
5. Un aperçu des données apparaîtra dans la fenêtre. Si les informations sont exactes, cliquez sur OK.   

Utilisation du modèle de définition des données fournies pour importer des informations sur les élèves :

1. Cliquez sur Modèle pour télécharger un exemple de feuille de calcul.
2. Cliquez sur le bouton Définitions des données d’importation des élèves pour revoir les définitions des données.
3. Complétez le modèle avec les informations relatives à l’élève en utilisant les champs de définition des données appropriés.
4. Enregistrez le fichier.
5. Cliquez sur Importer.
6. Vérifiez l’exactitude des données. 
7. Cliquez sur OK.
8. Les données relatives aux élèves apparaissent dans l’onglet Élèves.

NOTE
Le système permet d’importer un maximum de 60 enregistrements à la fois.  

IMPORTANT
Si des informations manquent ou ne sont pas valides dans les données de l’élève à importer, un message d’erreur s’affichera, identifiant les éléments présentant des erreurs de validation; cela empêchera le téléchargement des données de l’élève. Vous devrez modifier le document pour y inclure les informations appropriées, puis importer à nouveau le fichier.

Retirer des élèves de la liste 

1. Cochez la boîte du ou des élève(s) à retirer. 
2. Cliquez sur Retirer élève(s). 
3. Cliquez sur OK. 

IMPORTANT
Ne supprimez pas les élèves qui demeurent inscrit(e)s à votre école et qui sont admissibles au TPCL. Notez leur statut de participation dans l’onglet Statut de non participation. 

Modifier les informations sur l’élève 

1. Cochez la boîte d’un(e) ou plusieurs élève(s).
2. Cliquez sur Modifier les informations sur l’élève. 
3. Modifiez les champs nécessaires comme si vous étiez en train de créer un nouveau compte d’élève. 
4. Cliquez sur Enregistrer. 

Statut de non participation 

Pour obtenir des renseignements sur le statut de participation, y compris les exemptions et les reports, consultez le document Les écoles de l’Ontario, de la maternelle et du jardin d’enfants à la 12^e année : Politiques et programmes (2024) et Définitions.

Si un élève admissible ne participe pas à l’administration de l’année scolaire en cours, il faut l’indiquer dans le système. Les élèves qui ne participent pas à l’administration d’automne et qui ont l’intention de participer à l’administration de printemps ne sont pas considérés comme élève bénéficiant d’un report.

1. Cochez la boîte d’un(e) ou plusieurs élève(s).
2. Cliquez sur Modifier les informations de l’élève.
3. Cliquez sur l’onglet Statut de non participation. 
4. Sélectionnez le statut approprié.  

Assigner des élèves à une classe ou un groupe 

1. Cochez la boîte d’un(e) ou plusieurs élève(s) à assigner. 
2. Cliquez sur Assigner à un groupe. 
3. Sélectionnez la classe ou le groupe. 
4. Cliquez sur Enregistrer. 

NOTE
Il faut créer un ou plusieurs nouveaux groupes pour les élèves qui passeront le TPCL en tant qu’élèves invité(e)s dans une autre école.

Exporter les données vers un fichier Excel 

Pour exporter les données vers vos fichiers : 

1. Cliquez sur Exporter. 
2. Vérifiez les informations. 
3. Téléchargez le fichier. 

Valider les informations des élèves 

Le processus de validation doit être terminé avant la publication des rapports des élèves.

Gérer les élèves instruit(e)s à la maison 

Les élèves qui sont instruit(e)s à la maison et qui voudraient participer au TPCL ont la permission de compléter le test à leur école locale. Vous pouvez ajouter ces élèves à leur liste de l’école et sélectionner Enseigné à domicile dans le champ du domaine Type d’élève.